Aprende cómo llevar la contabilidad de una tienda online eficazmente

Contabilidad de tienda online

¿Cómo puedo llevar la contabilidad de una tienda online? Es una de las preguntas que se hacen los dueños de comercios electrónicos que no quieren fracasar.

Para que un comercio pueda sustentarse a través del tiempo es necesario llevar una buena gestión de la contabilidad. ¿Pero cómo se hace?

En este artículo te mencionaremos como puedes llevar la contabilidad de una tienda online y con todos los requisitos al día si te encuentras en España.

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¿Para qué sirve llevar la contabilidad de tu tienda online?

 

Para que sirve la contabilidad de una tienda online
La contabilidad de una tienda online es uno de los pilares fundamentales para el éxito de tu negocio.

 

No basta con creer que recibes suficientes ingresos si la mayoría de estos mismos deben salir por pago de proveedores, prestación de servicios entre otros.

Llevar la contabilidad de tu tienda online te permite tener un análisis real de la situación económica de tu empresa y si ésta se encuentra en aumento o disminución.

También existen otros factores que permiten garantizar el éxito de una tienda online como:

  • Mantener la legalidad de tu negocio: Hacienda se encarga de que todas las pequeñas y medianas empresas (Pymes) hagan una valoración de su contabilidad. Esto se logra a través de los distintos tipos de formato que tienen para estar al día con los requisitos legales.
  • Para saber el valor monetario de tu negocio: Si posteriormente quieres vender tu empresa, la contabilidad de tu negocio te permite conocer el valor monetario de tu tienda online y en cuánto podrías ofrecerla.

Nota: ¿Quieres empezar tu primera tienda online? En Pymesworld contamos con diseñadores webs expertos en diseño de tiendas virtuales a la medida de tu negocio. ¡Pide tu presupuesto!

 

TIENDAS ONLINE

 

La contabilidad de la mano con las estrategias de marketing

 

Una tienda online depende de dos factores fundamentales para garantizar el éxito, y estas son la contabilidad y las estrategias de marketing.

La contabilidad se encarga de medir y evaluar el desempeño de las estrategias de marketing empleadas en la tienda online. Si existe una incongruencia en las estrategias empleadas en el modelo de negocios puede haber una disminución en los ingresos y por consiguiente la quiebra de la empresa.

Por esta razón es importante desarrollar estrategias en función a un modelo de negocios específico. ¿Sientes que necesitas estrategias de marketing más sólidas en tu tienda online? Te invitamos a mirar nuestros planes de marketing y así incrementar tus ventas:

 

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PLANES DE MARKETING 360°

 

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Cómo llevar la contabilidad de una tienda online de forma eficaz

Cómo llevar la contabilidad de una tienda online
Al contar con las estrategias adecuadas tienes un trabajo optimo y con probabilidades de aumentar ventas.

 

Agrega todos los métodos de pago en una misma cuenta bancaria

 

Richard Branson
«Un negocio es simplemente una idea para mejorar la vida de otras personas. »
Richard Branson
Empresario inglés

 

Sabemos que una de las características de aumento de probabilidad en una venta, es ofrecer diversos métodos de pago al cliente para que pueda adquirir tu producto o servicio.

No importa las carteras de pago que agregues, anexa la misma cuenta bancaria para todas. De esta forma te será mucho más rápido y sencillo calcular los ingresos y egresos de tu tienda online.

También es importante que ésta cuenta bancaria lleve el nombre de la empresa o tienda online, y que en ella se manejen ingresos y egresos única y exclusivamente pertenecientes a la tienda online.

 

Facturas y tickets

 

El movimiento de tu tienda online se verá evidenciado entre tickets y facturas emitidas y recibidas. ¿Te cuesta diferenciar a ambos? Una factura tiene datos fiscales tanto del emisor como del receptor mientras que un ticket solo es capaz de recaudar datos del emisor.

Lo más recomendable es vaciar esta información en los libros contables para no tener que correr con correcciones de última hora. ¡Hacienda no perdona los retrasos!

 

Libros obligatorios: El registro de tus ingresos y egresos

 

Existen tres libros dentro de la contabilidad de una empresa que se convertirán en tus mejores amigos al momento de emitir facturas de ingresos y egresos. Estos tres libros son: Libros mercantiles, libros fiscales y libros contables. Hablemos un poco acerca de su funcionalidad:

 

Libros mercantiles

 

En los libros mercantiles se recopila un registro de actividades entre los socios pertenecientes a una empresa u organización. Dentro de los libros mercantiles se pueden mencionar:

Libros de actas: En ellos se anota la fecha, acuerdos, número de votaciones entre otros que se haya pautado al momento de tomar una decisión importante dentro de la empresa.

Libros de registro de socios: Aquí se registra el porcentaje de participación de los socios dentro de la empresa. Dependiendo de cómo haya sido estructurada esta sociedad se anexarán tres tipos de libros:

  • Libros de registro de socios: Si la actividad emitida por la empresa depende mayormente de los ingresos producidos por los trabajadores.
  • Libro de registro de la sociedad: Aquí se describe una sociedad limitada donde se tiene que dejar por escrito todas las decisiones a las cuales ha llegado cada una de las partes.
  • Libros de acciones nomintavias: Normalmente dirigido por sociedades anónimas o sociedades comandadas por acciones que tengan sociedades a su nombre.

 

Libros fiscales

 

Toda empresa que trabaje con el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) deberá dejar muy bien especificado en sus libros lo siguiente:

  • Un libro de facturas emitidas desde la empresa para los clientes.
  • Un libro de facturas recibidas por los autónomos pertenecientes a la empresa, el pago de un producto o servicio relacionado con la empresa entre otros.
  • Un libro de bienes de inversión: Donde puedes anexar un producto o servicio que hayas adquirido por más de un año.
  • Un libro de operaciones intracomunitarias: Donde van única y exclusivamente cuentas adquiridas con proveedores que formen parte de la Unión Europea.

 

Libros contables

 

En los libros contables se anexan todos los movimientos que ocurren dentro de la empresa de manera diaria, trimestral y anual.

  • Diario: Se lleva un registro diario de lo que sucede en la empresa. Aunque actualmente no es un requisito legal se puede redactar únicamente eventos que no excedan de los 3 meses.
  • Trimestral o anual: En estos se escribe acerca de la empresa y cómo ha sido su evolución. Normalmente aquí se describen balances acerca de la situación patrimonial de la empresa, ingresos y gastos.

También te recomendamos leer: 5 valores para crecer como empresa

 

Archivos y cualquier gestión de carácter documental

 

Archivos y cualquier gestión de carácter documental
El tener tus documentos archivados de manera anticipada te evita tener problemas en Hacienda.

 

Además de los libros contables también necesitas crear un archivo que especifique la gestión o movimientos en tu negocio. Si tu facturación es como autónomo debes observar los modelos tributarios para realizar dicha gestión, si eres empresa necesitarás:

  • Facturas de la empresa.
  • Documentos de constitución.
  • Documentos para los trabajadores.

 

Presentar tus impuestos y cuentas anuales

 

Como autónomo:

  • Modelo 303: La empresa o el autónomo se encuentra en la obligación de declarar todo aquello que ha facturado.
  • Modelo 390: Es el que informa que has cumplido con el requisito anteriormente nombrado (303) de manera anual.
  • Modelo 130: Es un documento que se presenta siempre y cuando no se haya retenido más del 70% de tu total. De lo contrario deberás explicarle a hacienda cuánto ha ingresado, cuánto has gastado entre otros.
  • Modelo 111: Aquí tendrás que declarar retenciones realizadas a tus trabajadores de manera trimestral. Es modelo para presentarlo de manera anual es el 190.
  • Modelo 115: ¿Eres un autónomo pero utilizas un coworking o espacio de trabajo? Este apartado también debes rellenarlo. Aquí indicarás el gasto mensual del alquiler.
  • Modelo 349: En este apartado se debe especificar el tipo de cliente con el que tu tienda online se encuentra haciendo negocios, y si estos se encuentran dentro de la Unión Europea.
  • Modelo 347: Es el requisito presentado cuando no se ha realizado de manera anual una venta o recibido un ingreso mayor a 3000€.

Como empresa:   

  • Modelo 202: Es el impuesto sobre sociedades. Aquí deberás declarar como persona jurídica el capital total de tus ingresos al igual que todos los gastos.
  • Modelo 303 y 390:
  • Modelo 111 y 190: Al aplicar IRPF en facturas y nóminas para trabajadores se debe presentar este documento. EL modelo 111 es para hacerlo de manera trimestral mientras que el 190 de forma anual.
  • Modelo 347: Si se realizan transacciones con terceros y el importe es mayor a 3000€ debes rellenar este documento.

 

Utiliza Excel para llevar la contabilidad gratuita

 

Si de momento no puedes costear un contador, ni mucho menos un programa de contabilidad lo mejor que puedes hacer es llevar la contabilidad tú mismo en un documento de Excel.

 

 

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Para poder sacar el mayor provecho de esta herramienta ejecuta las siguientes acciones:

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  • Abre una hoja para cada documento:
  • Agrega tablas de ingresos y otra para gastos y de ingresos.
  • Clasifica tus documentos: libros contables, libros fiscales, libros mercantiles entre otros.
  • Crea una sección de inventario.
  • Agrega colores a tu documento de Excel y crea una leyenda.

 

Conciliación bancaria

 

¿Recuerdas el paso donde te mencionamos que debías guardar todas las facturas y tickets? Si tu tienda online ha sido de alta como empresa y no cómo autónomo tienes que realizar una conciliación bancaria.

¿En qué consiste? Debes presentar todas las facturas, tickets y nómina de ingreso y egreso. De esta manera se podrá confirmar que no has cobrado montos de más, ni tienes ninguna factura al pendiente de contabilizar.

 

Informes de pérdidas y ganancias

 

Estos informes ayudan considerablemente a evaluar el estatus de tu negocio ¿Lo que has perdido pesa más que lo que has ganado? ¿Gastas más de la cuenta en pagos para proveedores? ¿Tu negocio está siendo rentable?

Para que un informe tenga la eficacia que estás buscando medir en tu tienda online lo mejor es hacerlos con modalidad trimestral.

 

En Pymesworld impulsamos las ventas de las tiendas online a través de estrategias de marketing eficaces empleadas por expertos en el área. ¿Quieres crear tu primera tienda online? Contáctanos.

 

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Diana Gaerste

Psicólogo mención clínico. Amante de los perfiles de personalidad, temas de salud y todo lo referente al bienestar físico y emocional del individuo. Actualmente desarrollándome en el área de posicionamiento web y marketing digital.

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