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Testimonio de un vendedor veterano: Cómo la automatización de la fuerza de ventas aumentó las ganancias en mi empresa

 

¿Puede la automatización de la fuerza de ventas mejorar las ganancias en un negocio?

Para responder esto, he decidido pedir asesoría a quien fue mi jefe hace varios años: Carlos Castillo; un vendedor veterano con más de 20 años de experiencia en ventas. Hoy es jefe de ventas en una de las agencias de viajes más grandes de Colombia: On Vacation.

Casualmente, lo encontré en un bar, así que aproveché para que me asesora con la automatización de la fuerza de ventas:

 

Introducción a la Automatización de la fuerza de ventas

Soy Carlos Castillo, y a cambio de unas cervezas, quiero explicarle a Juan Pablo cómo en mi oficina logramos grandes resultados con la automatización de la fuerza de ventas.

Este es un tema que toda empresa debe abordar, sí o sí. A menos que deseen quedarse estancados, o que vivan en una dimensión diferente, con leyes físicas y naturales distintas. Si no es así, la automatización de la fuerza de ventas llegará un día de la mano del jefe y su necesidad de expansión de la empresa.

Las empresas deben optimizar su proceso de ventas, ya sea para expandir las ventas o por la expansión de las mismas. Como sea, es parte de la evolución de los negocios. Así que el día menos pensado llega el jefe a sacarnos de la cómoda zona de confort, hablando en términos extraños. Entre ellos Implementar CRM, sistema de ventas inteligentes, automatización de marketing, SFA, etc.

La primera impresión que nos dan esas expresiones es de ¿Y con qué se come eso? ¿Qué significan esas cosas?

Algunos pensamos que solo es un “chicharrón” más del Jefe para fastidiarnos la vida. Pero fuera de todo prejuicio, todo el proceso y herramientas para la automatización de la fuerza de ventas, en realidad, van a facilitar y a simplificar nuestro trabajo.

Si aún no posees un sistema automatizado de fuerza de ventas en tu empresa. Lo más probable es que estés perdiendo bastantes esfuerzos, clientes, ventas, trabajo y quizás ¡Hasta dinero!

En cambio, si implementas un sistema automatizado de fuerza de ventas vas a mejorar tus ventas día a día y ahorrarás dinero, esfuerzos y trabajo innecesario. Podrás implementar la evolución de tu empresa.

Pero vamos paso a paso explicando cada punto:

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Fuerza de Ventas

¿Qué es la automatización de fuerza de ventas?

Se conoce como automatización de fuerza de ventas al proceso de automatizar mediante software y hardware el seguimiento de todo el proceso de ventas. De modo que los datos involucrados en este proceso se puedan conocer y gestionar en tiempo real.

Algunas de las tareas de fuerza de ventas que podemos automatizar, son:

*.Proceso de toma de pedidos.
*.El registro de clientes nuevos y la actualización de datos.
*.Actualizaciones en los inventarios.
*.La gestión de todo el proceso de ventas.

En el caso del protocolo determinado para realizar todo el proceso de ventas. Básicamente, se trata de establecer unas directrices para todo el proceso de ventas. En vez de ir interpretando cada paso. Dejar de ir “a donde el viento nos lleve”. Y en cambio, brindarle a la empresa y al jefe un sistema definido para las ventas desde donde pueda monitorearse todos los procesos.

Cómo automatizar este sistema

Para lograr dicho sistema, las empresas engloban en un solo proceso todas las acciones y actividades que conciernen a las ventas: Desde el Marketing, la inducción a la compra, el cierre de las ventas, la entrega del producto y la fidelización de los clientes.

Además, se hace presente el uso de software, hardware e infraestructura web para lograr dicha automatización y monitorizar cada uno de los proceso en tiempo real. Y por supuesto, el recurso humano, que es el principal motor en este sistema. Y el cual, además, debe estar especializado en cada ámbito del proceso de ventas.

Si conseguimos armar un equipo de personas especializado y enfocado en cada fase de nuestro sistema y proceso de ventas, lograremos muchas cosas. Entre ellas, que esas personas sean más eficientes y que mejoren cada día. Incluso, se puede obtener un aumento de ventas de 5% a 10% cada mes. También simplificaríamos bastante el proceso de venta.

El caso contrario sería ir interpretando sin tener ningún orden, y poner al personal a trabajar en varias actividades a la vez. Lo cual, sería como si yo en este momento mezclara la cerveza con el whisky, además de cócteles y refrescos.

Automatización de fuerza de ventas

Que es el CRM y por qué es una excelente inversión para nuestro negocio

CRM son las siglas de en inglés de Customer RelationShip Management. En español esto vendría significando “Gestión de las relaciones con los clientes”.

En la automatización de ventas el CRM es la solución de gestión de todo nuestro contacto con el cliente. Suena embrolloso pero la verdad no lo es, el CRM sólo se trata de la estrategia usada para gestionar las siguientes tres áreas:

1) Todo el proceso de marketing, desde el estudio del mercado, estudio del perfil del cliente, hasta la creación y ejecución de campañas de marketing.

2) La gestión comercial: que implica todo el proceso de ventas, e incluso llega a relacionarse con la logística de entrega y cobro del producto.

3) El servicio postventa o de atención al cliente, que incluye los procesos de fidelización del cliente y de reconsolidación de una marca.

¡Más fácil que pelar una mandarina!

Sin embargo, algo que nos interesa aquí, es la definición de CRM que se le dan a algunas herramientas. Es decir, el software que cumplen las funciones de los tres puntos que he mencionado. Estas herramientas son denominadas como CRM, aunque el término correcto es herramientas de CRM.

Ese tipo de software nos permite conocer a profundidad nuestros clientes, su modo de actuar frente a nuestra marca y producto. También nos ayuda a comprender los efectos de nuestra estrategia de ventas sobre el cliente. Así que nos permite perfeccionar, simplificar y lograr la automatización de las ventas.

Por ende, el CRM y sus herramientas, además, nos permitirán efectuar de forma más contundente las campañas de captación de clientes y la automatización.

Estas herramientas han avanzado a tal punto que ya se usa la inteligencia artificial para ello, lo cual permite automatizar los mismos CRM. Pero ese es otro punto que hablaremos al finalizar.

“El software CRM nos permite conocer a profundidad nuestros clientes”

Carlos Castillo

Invertir en CRM ¿Vale la pena?

Lo importante es resaltar que invertir en software CRM es una excelente idea. Aunque no todos puedan darse el lujo de acceder a ellos, pues son costosos. Sin embargo, en el proceso de expansión de empresas es vital.

Por ejemplo, nuestra empresa, cuando trabajaba con Juan Pablo en 2012, éramos sólo un pequeño local y grupo de personas haciendo Networking por doquier. Podíamos mantener todos nuestros clientes fácilmente. Sin embargo, cuando nos expandimos, el jefe llegó con estos nuevos conceptos de CRM y automatización. Lo cual nos cayó como anillo al dedo.

Después vino la crisis en nuestra ciudad, el aumento del desempleo, la reducción del poder de adquisición de los colombianos. El aumento de los impuestos y el auge de las ventas digitales de viajes, que disminuyó las ventas de los locales físicos. Sin embargo, aun así logramos sobrevivir en estas selvas de concreto y mala economía.

Logramos crecer en un 50% los últimos 5 años, gracias a la automatización de la fuerza de ventas.

Y hoy, después de tantos obstáculos seguimos vivos. Esto en su mayoría, gracias a la implementación del CRM y sus herramientas. Con ellas podemos conocer nuestros clientes, detectar fuentes nuevas de ellos. E irnos adaptando al mercado cambiante.

CRM para la automatización de la Fuerza de Ventas

4 recursos necesarios para llevar la automatización de fuerza de ventas en tu empresa

Recurso humano especializado

Lo primero que necesitas para lograr una buena automatización de fuerza de ventas, es un personal que se especialice en cada uno de los ámbitos del proceso de ventas.

Debes dar a cada paso del proceso completo de ventas, un equipo, o al menos una persona que se especialice en esa fase específica de ventas. Esto, según las necesidades de tu negocio y los perfiles de los clientes.

Puedes dividir tu personal para cada fase, por ejemplo:

  • Email marketing.
  • Equipo de promoción de productos.
  • Personal de cierre de ventas.
  • Equipo de fidelización de clientes.

Esto es sólo un ejemplo. Lo que quiero resaltar es que en cada una de las fases de compra, debe estar una persona analítica y comprometida con mejorar el proceso de ventas. Si tienes un sistema fortalecido con software que gestione y que monitorice cada fase de venta, podrás ingresar a un océano de datos útiles.

Sin embargo, el personal humano debe facilitar información y análisis de datos. Por otro lado, un analista de datos o un equipo analista de datos, de igual forma, es de suma importancia.

“Al iniciar nuestro proceso de automatización de fuerza de ventas es necesario especializar personal en cada una de las fases de ventas”

 

Hardware actualizado

Tal vez debí empezar por acá, puesto que los equipos que usemos en nuestro proceso de ventas, son nuestra cabina de mando. Así que las empresas no deben ser mezquinas en este ámbito (sí, ya sé que en varias ocasiones esto es pedirle peras a un manzano).

En este punto entran todos los dispositivos que se usan para conocer información del proceso de venta en tiempo real. Los cuales algunos especialistas han definido como dispositivos de automatización de fuerza de venta.

Los computadores, sistemas de call center, teléfonos, y demás herramientas de hardware, deberían estar actualizados y libres de latencia. Así mismo, la conexión a internet debe ser óptima y sin problemas de carga. Este punto es muy importante e influirá bastante en la productividad de tu personal.

Si tienes que incluir otro tipo de hardware, hazlo. Aunque eso signifique salirse de los tradicional. No esperes a que la competencia incorpore equipos, dispositivos y aparatos nuevos, para innovar.

Un ejemplo a seguir el de de Bimbo en Chile, donde han incluido dispositivos SFA en varias fases de las ventas. Y de esta manera pueden monitorear todo el proceso en tiempo real, incluso la entrega del producto al cliente.

Software CRM

Para gestionar y monitorear todos los datos de las ventas de nuestra empresa, es necesario hacer uso de un software de CRM. Son esenciales en nuestro proceso de automatización de ventas. Algunos de los softwares CRM más usados, son:

Salesforce: Un CRM que nos permitirá sacar nuestra parte más comunicativa, con la ayuda y soporte de Chatter, que es la red social de este software. Podremos gestionar datos desde distintos dispositivos y así coordinar entre todo el equipo. Es mi preferido.

Base: Este es un software bastante configurable y que se actualiza frecuentemente. Sin embargo posee una desventaja: resulta complicado tener que importar la información necesaria en nuestras labores diarias.

Microsoft Dynamics: La opción de Microsoft es bastante profesional y dinámica. Posee un completo compendio de herramientas de calidad, lo que le da a este software bastante potencia y posibilidades. Nunca me han caído muy bien los productos de Bill Gates, pero este software me ha hecho tragar mis palabras.

Salesnet: Un software donde podemos integrar sistemas de Call Centers y ERP. Comparte los datos de los clientes fácilmente por todo el sistema en un tiempo de entrada de datos bastante reducido.

Netsuite: Hace una radiografía de 360 grados a nuestros clientes. Muy útil para hacer un excelente estudio de nuestros clientes y crear informes de alta calidad,

Y bien he mencionado sólo algunos de ellos. Pero si deseas conocer más, o ampliar la información sobre estos CRM. Exigidle a Juan Pablo y tratamos este tema a profundidad. Y de esta forma me ayudarás a ganarme otro par de cervezas.

 

Una plataforma web desde donde realizar las ventas

Una plataforma web profesional es esencial en nuestro proceso de automatización de fuerza de ventas. Aunque algunos la incluyan junto con el Software de fuerza de ventas.

Como sea, una web profesional, con un gestor como WordPress, y herramientas como Webtrends que nos permita estudiar el tráfico de nuestra web y su comportamiento.

Nuestra plataforma web fue una de nuestras salvaciones en la crisis. Pues nos ayudó a sobrevivir entre la caída de demandas de viajes en agencias físicas. Y nos llevó a entender más a nuestra clientela.

En un sitio web puedes automatizar todo el proceso de ventas. Desde captación de clientes, estimular a la compra, venta, y fidelización de los clientes.

Y lo mejor, con una web optimizada, puedes hacer una radiografía del comportamiento online de tu cliente. Esto mediante el uso del Email Marketing.

Importante: En este punto destaco que si deseas una web de calidad, que cumpla con todas esas funciones, y hasta más. Puedes ingresar a nuestro catálogo de tiendas online, donde conseguirás webs profesionales para todo tipo de negocio.

Juan Pablo
 

El futuro de la automatización de la fuerza de ventas

¿El mundo dominado por la inteligencia artificial?

Es impresionante la evolución del comercio electrónico en mis 20 años como vendedor. En este tiempo he visto como el mercado de viajes ha pasado de ser una larga cita con un agente de viajes. A hoy reservar el vuelo con tan sólo un par de clicks sin levantarse de la cama.

De igual forma, esto ha traído grandes avances en la automatización de la fuerza de ventas. Desde dispositivos sofisticados para el análisis en vivo de datos, hasta lo último que es el uso de la inteligencia artificial.

Las grandes empresas y e-commerces como Amazon, hacen uso de inteligencia artificial para la recolección y para el análisis de óceanos de datos. En este tipo de comercios gigantes vemos como el uso de bots cada día es más frecuente y avanzado.

Esto también podemos verlo en Google, el cual es experto en el uso de bots, y en la recolección de datos de sus usuarios. A tal nivel, que nos han convertido a todos los usuarios en clientes potenciales.

Así que el futuro que vislumbro son océanos de datos manejados mediante inteligencia artificial. Y softwares de fuerza de venta que usan esta tecnología. El mundo será moldeado de una manera increíble gracias a ello.

 

Conclusión

Aunque el tiempo no ayudó para hablar más a profundidad sobre este tema, la información que me ha dado Carlos ha sido valiosa.

Como ya habrán leído, la automatización de la fuerza de venta es un proceso vital en la expansión y crecimiento de un negocio.

Así que las empresas en expansión, deben empezar a capacitar a su personal en CRM y SFA para ello. Así mismo los vendedores deberían ir untándose de este tema. Y no esperar que el jefe un viernes por la tarde llegue con carpeta en mano a pedir que se capaciten.

Espero en un futuro volver a contactar a Carlos, y profundizar más en este tema, aunque me cueste un barril de cervezas. De seguro eso será muy pronto así que ¡No dejes de pasarte por acá!

También vale la pena resaltar que en Pymesworld somos un pelotón de soldados digitales. Así que poseemos un arsenal de soluciones digitales para tu negocio.

 

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