Guía completa sobre cómo implementar un sistema de teletrabajo desde cero

Cuando la automatización se tome cada uno de los trabajos que requieran de tareas físicas, el teletrabajo se expandirá para garantizar dicha automatización.

Sí, es posible que en un futuro cercano todo lo hagamos desde casa, mientras los robots se encargan del resto. Ya está empezando a suceder.

En tanto, con la actual pandemia, distintos economistas están de acuerdo que hemos avanzado en digitalización lo que nos costaría más de 5 años.

Aunque, como ya lo dijimos: los sectores que prosperarán en la crisis no compensarán las pérdidas. 

Entonces,

¿Cómo implementar el tele-trabajo de manera exitosa en una empresa? 

En Pymesworld hemos teletrabajado exitosamente por más de 10 años, por lo que tenemos varios secretos y trucos que contarte hoy. Para empezar, conoce nuestras oficinas virtuales, desde las que teletrabajamos:

 

 

OFICINAS VIRTUALES 360°

 

¿Qué es el teletrabajo y cómo funciona?

 

El teletrabajo es una actividad laboral realizada fuera de la ubicación de la sede de una compañía. El prefijo ‘tele’ que significa ‘lejos’ o ‘en la lejanía’, es usado para la formación de palabras con el significado “a distancia”; en este caso: teletrabajo.

Por lo general, las actividades laborales que involucran al teletrabajo son intelectuales, administrativas y organizacionales. También involucra procesos administrativos sociales como el marketing (en el próximo subtítulo verás algunos ejemplos).

En realidad el teletrabajo ha existido incluso antes de la expansión del internet. Antes del auge de la web muchos escritores, diseñadores, reporteros, etc. usaban la correspondencia para trabajar lejos de la sede principal de su empresa.

De hecho, el término “tele-trabajo” fue acuñado en los 70 por el físico Jack Nilles, quien realizaba algunos diseños de sistemas para la NASA desde su casa.

Actualmente, gracias al auge y expansión de internet y las TIC, muchas actividades se han podido digitalizar; y por lo tanto, el tele-trabajo se ha podido implementar en las empresas que requerían de dichas actividades.

El teletrabajo funciona con una dinámica similar que el trabajo presencial, solo que puede realizarse desde un lugar diferente al de la sede de la empresa para la que se labora. De hecho la normativa que lo regula normalmente suele ser igual en todos los países (más adelante hablaremos de ellas).

El trabajo a distancia, por lo general, se implementa desde un hogar; aunque algunas empresas lo llevan a cabo desde telecentros, bibliotecas, sitios de coworking, cafés, y demás lugares donde haya una conexión a internet.

Pronto aprenderás cómo implementarlo para impulsar tu compañía en los nuevos tiempos. Antes veamos algunos ejemplos:

 

10 ejemplos de teletrabajos

 

 

Televentas: gracias a los avanzados sistemas de envíos a domicilios, el uso de tiendas virtuales; son posibles los envíos a domicilio desde y hacia cualquier lugar del mundo. Incluso algunos vendedores envían productos sin recibirlos desde el distribuidor al consumidor final, lo que se define como merchandising.

Desarrollo informático: unas actividades que son totalmente digitalizables son las relacionadas con el desarrollo de software, el diseño web y la seguridad informática.

Agentes y agencias: los agentes de viajes, seguros, inmobiliarios y demás podrán digitalizar sus actividades y realizarlas de manera virtual completamente.

Marketing digital: la mercadotecnia online se ha venido practicando mediante el teletrabajo en la última década. Sus profesionales (SEO, diseñadores web, SEM, etc.) han venido realizando estas actividades de manera digital desde la existencia del internet misma.

Creación y manejo de contenidos multimedia: ya sean escritores, traductores, editores, diseñadores gráficos, podcasters, creadores de contenidos audiovisuales; pueden realizar sus labores de forma remota.

Educación virtual: debido a la pandemia del coronavirus, la educación virtual ha tenido un gran impulso en los últimos meses. Sin embargo, es un sector que venía creciendo desde hace rato, y por supuesto, se hace de manera completamente remota.

Asesorías y consultorías: se tenía planeado que la consultoría, que ya se realiza a modo de teletrabajo, creciera al menos un 20% a finales de este año; sin embargo es probable que la actual crisis la haya impulsado mucho más.

Finanzas: las tecnologías digitales han hecho de las finanzas un sector 100% compatible para el trabajo online.

Servicio y soporte al cliente: este tipo de trabajo ya se realizaba de manera remota a través de telecentros, por lo general.

Administración de servicios bancarios: todas las tareas que se refieran a actividades de administración y logística, pueden realizarse mediante el teletrabajo.

Otros trabajados: todo lo referido al hosting, transferencias bancarias, manejo de información y más.

 

MARKETING DIGITAL 4.0

 

5 Ejemplos de grandes empresas que implementan el teletrabajo

 

Desde hace mucho tiempo las grandes y pequeñas empresas han hecho uso del teletrabajo; desde empresas de servicios legales, seguros, traducción y más.

Si necesitas de referencias para creer más en ello, te dejaremos algunos ejemplos:

Nota: Pymesworld es un buen ejemplo de ello, donde trabajamos completamente de manera remota con clientes en todos los países de habla hispana. Pero nos declaramos impedidos por ser los autores del artículo.

Reclamador: esta empresa española ofrece reclamaciones de consumidores a empresas a cambio de un 25% de la indemnización. A pesar de que poseen oficinas como tal, también implementan el teletrabajo en distintas labores y cargos.

Hub Spot: esta compañía se encarga del desarrollo y comercialización de productos de software. Es considerada una de las mejores compañías de teletrabajo en cuanto a remuneración y trabajo libre remunerado.

Amazon: el comercio electrónico más grande del mundo ofrece en su sitio web oportunidades de teletrabajo. De hecho, poseen un espacio exclusivo en su página web dedicado a sus vacantes en cuanto a teletrabajo (ver).

Kellogg’s España: aunque esta empresa prefiere llamarlo como “trabajo flexible”, desde hace muchos años han venido implementando puestos de teletrabajo.

AON Corporation: otra gran empresa que ofrece a sus empleados la oportunidad de teletrabajar es AON, una empresa británica proveedora de seguros y servicios de gestión de riesgos.

 

Ventajas del teletrabajo para las empresas

 

 

Nota: Si su empresa pertenece a un sector que permite la implementación del teletrabajo, o no está seguro de ello, contáctanos para ayudarte.

Antes de aprender paso a paso a implementar el teletrabajo en una empresa, conoce todas las ventajas y beneficios de esta modalidad para tu organización:

• La principal ventaja del teletrabajo para una organización, es el menor costo de operación: una instalación con oficinas tiene altos costos en electricidad, calefacción, alquileres, equipamiento. Además de algunos trámites y procesos burocráticos. Todo ello lo ahorrarás con el trabajo a distancia.
• La segunda mayor ventaja es el acceso a  mayor talento. Al poder abarcar bastantes regiones e incluso países; tendrás mayor acceso a talento y personal cualificado, que si tuvieras que centrarte en una sola zona geográfica.
• El tele trabajo, al ser flexible y permitir una serie de ventajas a los trabajadores; les ofrece una mejor imagen de su empresa. Lo que significa que empezarán a percibirla de mejor manera y estar más comprometidos con ella.
• Los problemas de convivencia, bastante típico en la mayoría de empresas, se ven disminuidos en las empresas que implementan el teletrabajo. Incluso puede incentivar a una buena colaboración entre ellos.
• El coste de producción es mucho más bajo que en el trabajo tradicional.
• El teletrabajo puede ofrecerle a las empresas un crecimiento sin necesidad de implementar complejos cambios estructurales.
• Reducción del absentismo laboral entre sus trabajadores.
• Una empresa que evita que sus empleados se movilicen menos en automóviles, es amigable con el medio ambiente.
• En el caso de las ventas, la digitalización que trae consigo el teletrabajo, puede ayudarlas a expandir más allá de cualquier barrera geográfica (En Pymesworld trabajamos con clientes de más de 20 países).

Ahora veamos los beneficios para los trabajadores

 

Beneficios del teletrabajo para los trabajadores

 

En el caso de los teletrabajadores, los beneficios también son excelentes, por ende que muchos hoy anhela este tipo de trabajos:

• El principal beneficio para el teletrabajador es el ahorro de costes en transporte y quizás la compra de comidas y bebidas. O al menos incentiva menor consumismo.
• La libertad para administrar su tiempo es también una excelente ventaja, y si se sabe explotar va ofrecerle mucho tiempo al trabajador.
• Las personas con discapacidad se ven bastante beneficiadas del teletrabajo, que es más inclusivo frente a ellos.
• Los teletrabajadores son menos propensos a accidentes de tránsito o a problemáticas sociales como la inseguridad.
• El teletrabajo ofrece un sin fin de posibilidades y oportunidades a los trabajadores en términos laborales.
• La libertad de administración de tiempo permite una mayor conciliación familiar.
• La posibilidad de trabajar a distancia le da al trabajador la posibilidad de elegir un mejor ambiente laboral y la posibilidad de vivir en un lugar que sea más de su agrado.

Ahora, en aras de ser objetivos, y ayudarte a evitar algunos errores; es necesario también mencionar las desventajas del teletrabajo. Las cuales, por supuesto conocemos muy bien en Pymesworld.

 

¡QUIERO TELETRABAJAR!

 

Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa paso a paso

 

 

Implementar el teletrabajo en tu empresa puede ofrecerte grandes ventajas, como por ejemplo, estar protegido ante pandemias como la actual.

Dicen que esta pandemia cambiará algunos de nuestros hábitos de vida para siempre. Uno de esos hábitos será más aislamiento social. De ser cierto, implementar el trabajo remoto blindará a tu empresa de las consecuencias de dichos hábitos.

Por esa razón, a continuación aprenderás paso a paso a implementar el teletrabajo en su empresa:

 

Asegurese de que los trabajadores cuenten con las herramientas adecuadas

 

Tanto si vas a continuar con una misma nómina, como si contratas trabajadores nuevos, asegúrese de que cuentan con las herramientas adecuadas:

• Un espacio de trabajo libre de interrupciones y donde puedan tener la mejor concentración.
• Un ordenador y accesorios con las características y capacidades acordes a las necesidades propias de las tareas a realizar.
• Una conexión a internet estable, junto con una velocidad aceptable que le permitan realizar tareas en la nube sin latencia. La velocidad adecuada depende de las herramientas que se usen.
• El mejor espacio para el tele trabajo es una oficina virtual, la cual te permitirá centralizar toda la información, tareas y documentos, en un solo espacio. Conoce nuestras oficinas virtuales.
• Tu equipo debe poseer antivirus y software de acceso que cuiden la integridad de la información manejada sobre tu empresa.

 

Define objetivos cuantificables

 

La organización es uno de los recursos indispensables para que un equipo que trabaja de manera remota pueda funcionar correctamente.

Es necesario, por lo tanto, que el líder del equipo cuente con una excelente organización respecto a los objetivos que se perseguirán en dicha empresa.

Por esa razón, se deben definir los objetivos cuantificables a conseguir por cada miembro del equipo. El líder deberá comunicar y establecer junto con los miembros del equipo el trabajo que se espera de él día a día.

Es importante que estos objetivos sean prácticos, no rígidos, y en realidad alcanzables por el miembro del equipo.

Después de definir dicha dinámica, es necesario acordar de qué manera y a qué hora exactamente se deben conseguir dichos resultados. Esto ayuda a definir las dinámicas de trabajo, y además evita posibles malentendidos

 

Definir un reglamento

 

Junto con los miembros de tu equipo, define un reglamento a seguir y a poner en práctica.

Es importante definir todo lo que no se está dispuesto a tolerar, y todos los requisitos para que el equipo trabaje de manera adecuada. 

 

Define los canales de comunicación

 

Algunas aplicaciones como WhatsApp o Skype resultan anticuadas para teletrabajar. La razón de esto es que no centralizan la actividad laboral en un sólo espacio de trabajo. 

Lo ideal es una herramienta de trabajo que centralice todas las acciones del equipo en un solo lugar. La cual, al abrirla el miembro del equipo consiga: chats, emails, herramienta de videollamadas, los archivos y documentos que maneja, y más. 

Ese pequeño punto va a mejorar la comunicación y la productividad de todo el equipo y puede ofrecerlo una oficina virtual.

 

Forma a los trabajadores

 

Es necesario formar a los trabajadores respecto al manejo de las herramientas necesarias para el teletrabajo. También es necesario inculcarles los hábitos necesarios que garantizarán el éxito: la puntualidad, organización, y disciplina.

Para ello posiblemente debas enseñarles el uso de herramientas de organización tales como Trello, Habitica, y calendarios. Recomiendo completamente Habitica ya que es gamificada y premia la productividad.

Es necesario hacer seguimientos y dar soporte a los empleados hasta que estos se adapten completamente a las herramientas y a la dinámica que necesita la organización.

 

Establecer un proyecto piloto para el teletrabajo

 

Una vez cuentas con las herramientas necesarias y la formación de los miembros de tu equipo; es necesario establecer un proyecto piloto para probar las ideas, obtener retroalimentación, verificar que funciona y que no. Y así mejorar nuestro métodos.

Esto es un método para conseguir una mejor adaptación, pues en este caso es mejor ser lo más práctico posible que improvisar.

Por supuesto, después del proyecto piloto es necesario realizar un seguimiento a la implementación del proyecto inicial, para ir mejorando y corrigiendo detalles que no suelen captarse inicialmente.

 

Trucos extras para implementar el tele-trabajo 

 

Estos trucos los hemos aprendido luego de muchos años teletrabajando. Te darán más posibilidad de éxito al implementar el teletrabajo en tu empresa, y posiblemente no los encontrarás en ningún lado:

• Una de las herramientas para teletrabajar mejor, y quizás la mejor inversión que podrás hacer, será adquirir una buena silla: con altura y espaldar ajustable. Tu cuello y tu espalda te lo agradecerán enormemente.
• Promover la comunicación fuera de lo laboral, así como actividades y reuniones al menos cada dos semanas; ayuda a crear un sentimiento real de comunidad y convivencia al equipo.
• Es buena idea promover juntas offline, es decir reuniones personales, al menos una vez cada año. Esto también refuerza la convivencia del equipo.
• Algunas personas sin experiencia creen que el trabajo remoto es un “relajo” donde se puede trabajar cómo y cuándo quieras. La verdad es que el teletrabajo puede ser muy cómodo, pero si se lleva una rutina diaria inquebrantable. Sin organización el teletrabajo puede ser un total infierno.
• Respecto a la organización y a la productividad, lo mejor es dejar las tareas más pesadas para las primeras horas de la mañana, cuando nuestra fuerza de voluntad tiene todas las baterías recargadas. Además usar aplicaciones organizadoras de tareas como Habitica y Trello, te ahorrarán un montón de tiempo.

 

Sistema de teletrabajo de Pymesworld

 

En este apartado vale la pena mencionar más a profundidad el sistema de teletrabajo simple y completo que hemos diseñado en Pymesworld; el cual le permite a nuestros clientes teletrabajar de manera sencilla y rápida:

Se trata de un sistema completo con todas las herramientas y funcionalidades necesarias para laborar remotamente de manera exitosa. Esta herramienta cuenta con:

• Un sistema de notificaciones que avisa a los administradores todo lo que ocurre dentro del espacio virtual. Algo muy útil si se manejan bastantes clientes.
• Nuestra herramienta cuenta con un panel práctico y sencillo de usar, que organiza todas las funcionalidades de la oficina de manera sencilla.
• Un sistema de correo electrónico que permitirá conectar todas nuestras cuentas, y tendrá centralizada esa función.
• Un sistema de chat, llamada y video llamada con el cual podremos conectar fácilmente con nuestros clientes. O realizar videoconferencias con nuestros y reuniones con los miembros de nuestro equipo.
• Un sistema de inteligente de gestión de archivos que podremos compartir con nuestros clientes y miembros de nuestro equipo en sí mediante enlaces.
• Nuestra herramienta se encuentra adaptada a dispositivos móviles por medio de una aplicación o el navegador móvil.
• Cuenta también con una agenda de contactos, así como un sistema de recordatorios y eventos.

Te invitamos a probarla ahora mismo de manera completamente gratuita:

 

SISTEMA DE TELETRABAJO

 

¿Cuánto cuesta implementar un sistema de teletrabajo?*****

 

Una de las dudas iniciales más frecuentes de las empresas que desean implementar un sistema de teletrabajo es: ¿cuánto cuesta implementar el teletrabajo en mi empresa?

Vamos a dar un aproximado puesto que el precio final dependerá de las necesidades de su empresa. Pero la buena noticia es que implementar un sistema de teletrabajo es mucho más económico que un sistema tradicional.

Ya mencionamos que con este sistema podrás ahorrar en instalaciones de oficinas y los gastos adicionales que estas acarrean. Todo esto hace que el costo del teletrabajo sea hasta 16 veces más económico de implementar.

Sin embargo el costo final lo definirá el precio de las herramientas que necesite tu equipo: computadores y accesorios, licencias de antivirus y la oficina virtual que use: 

El cual tendrá un valor entre 400 Euros y 1000 Euros, dependiendo de las necesidades y requerimientos de tu equipo.

También hay que tener en cuenta el costo de los salarios y los gastos derivados.

 

Marco legal del teletrabajo en España 2020

 

 

Vale destacar que en este apartado vamos a centrarnos en el contexto de España. Sin embargo en casi todos los países de habla hispana normalmente la regulación del teletrabajo suele ser similar al trabajo tradicional.

Aunque es necesario el asesoramiento legal profundo en esta área para así evitar desagradables sorpresas.

Debemos empezar reconociendo que hace falta avanzar más en cuanto a la regulación del teletrabajo. Se necesita un reglamento más sofisticado que beneficie tanto a trabajadores como a empresas.

Comenzamos por el Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo el cual ha establecido como objetivo prioritario garantizar que se reanude la actividad empresarial; tras la situación de excepcionalidad sanitaria mediante recursos como el trabajo a distancia.

Con la finalidad de facilitar la modalidad de trabajo a distancia “se entenderá cumplida la obligación de efectuar la evaluación de riesgos, en los términos previstos en el artículo 16 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre”.

 

Derechos para el tele-empleador

 

Mediante el anterior marco podemos deducir algunos aspectos que consideramos acorde e importantes a los derechos del tele-empleador:

1. El empleador es responsable de la seguridad del empleado conforme a la legislación vigente.
2. Es deber del empleador incluir bajo resolución o en el reglamento interno todas las condiciones para que el teletrabajo opere en dicha organización.
3. Los equipos y las herramientas de trabajo deben ser proporcionadas y suministradas por el empleador. Además debe garantizar que los teletrabajadores reciban formación e información adecuada.
4. Otro deber del empleador es incluir al teletrabajador dentro de un programa de salud ocupacional, y permitirle su participación en actividades del comité paritario.
5. El empleador debe informar y dar copia de las políticas de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo, al empleado.

 

Prohibiciones del tele-empleador

 

1. Casos especiales explicados en los artículos mencionados anteriormente.
2. Compensar, retener o deducir de alguna manera, y sin autorización previa escrita para cada caso o mandato judicial, el monto de los salarios o prestaciones en dinero que corresponda a los teletrabajadores. Salvo que:En la forma y en los casos que la ley los autorice, las cooperativas podrán ordenar retenciones o compensaciones de hasta el 50% para pagar sus créditos.En el caso de las pensiones de jubilación, los empleadores podrán retener el valor respectivo en los casos plasmados del artículo 274.
3. Obligar de alguna forma a los teletrabajadores a comprar mercancías o víveres en almacenes o proveedurías establecidas por el empleador.
4. Aceptar, pedir o exigir dinero al teletrabajador a modo de gratificación para que se le admita en la vacante del teletrabajo.
5. Presionar o limitar de cualquier manera a los teletrabajadores en el ejercicio de su derecho a la libre asociación.
6. Impedir o dificultar al teletrabajador el derecho de sufragio o imponer creencias de carácter religioso o político.
7. Tolerar, autorizar o hacer propaganda política en los espacios de trabajo.
8. Autorizar, tolerar o hacer cualquier género de rifas, colectas o suscripciones en los espacios de trabajo.
9. Tolerar, ejecutar o autorizar cualquier acción que vulnere o restrinja los derechos del teletrabajador, o su dignidad.
10. Ejecutar, autorizar o permitir actos que vulneren o atenten contra la salud física o moral o síquica del menor teletrabajador.
11. Permitir o autorizar labores prohibidas para menores de edad.

 

Prohibiciones del teletrabajador

 

1. Sustraer y compartir sin autorización información de la empresa de cualquier clase o índole, y para cualquier fin que esté fuera del ámbito laboral.
2.  Faltar al trabajo sin justa causa de impedimento o sin permiso del empleador. A excepción de casos de huelga.
3. La disminución intencional del ritmo de ejecución del trabajo, la suspensión de labores o la promoción de suspensiones intempestivas del trabajo.
4. Realizar, rifas, suscripciones y colectas o cualquier tipo de publicidad en los espacios de trabajo.
5. La coartación de la libertad para trabajar o no trabajar, o para participar en un sindicato o permanecer en el o retirarse.
6. Hacer uso de las herramientas suministradas por el empleador para fines distintos del trabajo contratado.

 

Obligaciones del teletrabajador

 

1. La participación en eventos de prevención y promoción que sean organizadas por la empresa, respecto a el Comité Paritario de Salud Ocupacional, o el Vigía Ocupacional correspondiente.
2. El cumplimiento de las normas, instrucciones y reglamento del programa de salud ocupacional de la empresa.
3. Hacer uso de los elementos de protección personal, así como la participación en programas de promoción y prevención.

 

Derechos del teletrabajador

 

1. Contar con primeros auxilios en caso de accidente.
2. El teletrabajador tiene derecho a la solicitud de un certificado que conste el tiempo, el servicio, la índole y el salario.
3. Licencia por luto remunerada.
4. Licencias necesarias en caso de: grave calamidad doméstica o sufragio. En dicho caso el trabajador deberá avisar con tiempo.
5. El acceso a elementos de protección frente a accidentes o enfermedades laborales.
6. Licencia remunerada en caso de embarazo, la cual debe estar consagrada de tal forma que empiece a disfrutarla una o dos semanas antes.
7. Los derechos a la seguridad social y caja de compensación familiar.
8. En caso de cambio de domicilio por petición del tele-empleador para realización de labores propias de la empresa, se le deberán cubrir los gastos de ida y venida.

 

5 mitos del teletrabajo

 

Para culminar vamos hablar de algunos mitos o conceptos erróneos que muchas personas suelen tener sobre el teletrabajo:

 

1. El primero de ellos es llegar a pensar que el teletrabajo es algo extremadamente relajante y fácil de implementar. Cuando la verdad es que requiere que de la misma seriedad y una rutina rígida, al igual que en el trabajo tradicional.
2. Otra creencia errónea es pensar que el teletrabajo puede implementarse desde cualquier lugar: desde una playa, sin salir de nuestras camas, desde un sofá. La realidad es que el teletrabajo requiere de un ambiente adecuado y libre de interrupciones. La sola conexión a internet no es suficiente.
3. Algo muy típico es pensar que la flexibilidad del uso del tiempo es algo bastante favorable. La verdad es que esto no es así para todas las personas, sino que depende más de la disciplina de cada quien. En un puesto de trabajo tradicional se empieza y se termina a una hora estipulada, en cambio, con el teletrabajo no se termina hasta que no se consiga el objetivo.
4. El teletrabajo es solo para personas que conocen de tecnología: esta creencia se basa en otra creencia incorrecta que es pensar que se necesita el uso de herramientas sofisticadas, cuando en realidad se suelen usar herramientas sencillas.
5. Mi preferida: el teletrabajo no es trabajo ¡por favor! después de varios años muchas personas me han estado deseando tras el abrazo de año nuevo “que consigas un trabajo de verdad”. Cuando la verdad es que el trabajo remoto puede ser incluso más rígido y serio que un trabajo tradicional.

¿Deseas saber algo más sobre el teletrabajo?

En Pymesworld ayudamos a nuestros clientes a implementar sistemas de teletrabajo desde hace 10 años. Así que podemos ayudarte si deseas implementarlo en tu empresa. Nos gustaría escuchar tus proyectos y planes en mente ¡Contáctanos!

 

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