¿Ya tienes una oficina virtual para trabajar desde donde desees o todavía vives en el pasado?

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Las oficinas virtuales han sido excelentes herramientas para abogados, asesores, consultores, contadores y muchos otros profesionales; los cuales sus oficios los obliga a tener un espacio desde donde trabajar y gestionar tareas de manera remota.

Una oficina física implica el alquiler de un espacio con alto coste, el cual además debe cumplir con una serie de normas legales. Mientras que una oficina online es mucho más económica y cómoda: Podrás trabajar y atender tus clientes desde dónde desees: la biblioteca, un café, tu casa.

Podrás llevar tu oficina virtual a donde desees mediante tu teléfono móvil o computador portátil. Además, en situaciones como las vividas con la pandemia del coronavirus, una oficina es de suma utilidad para trabajar a distancia.

Hoy aprenderás todo sobre las oficinas virtuales y cómo conseguir una para tus proyectos.

Te invitamos a conocer nuestro modelo de oficinas online, usadas por abogados pero también por muchos otros profesionales:

OFICINAS VIRTUALES

 

Guía sobre las oficinas virtuales
Las oficinas virtuales se presentan como una buena opción ante las crisis.

 

Sigue leyendo para que aprendas todo sobre las oficinas virtuales:

 

¿Qué es una oficina virtual?

 

Una oficina online es un espacio de trabajo virtual desde donde administrarás y gestionarás tu empresa, negocio, empleados o clientes. Al igual que una oficina física, la oficina virtual debe permitirte todo los tipos de gestiones, tareas y funcionalidades, o incluso más una oficina común y corriente.

Las oficinas virtuales, al ser espacios digitales, permiten que puedas acceder a ellas mediante cualquier dispositivo con conexión a internet: ya sea un dispositivo móvil, tablet o computador.

Mediante la creación de una cuenta, podrás acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo. De igual modo podrás agregar asistentes que te ayuden a gestionar tareas y trámites justo como lo haría un asistente administrativo.

 

Función de las oficinas virtuales

 

Sir Arthur
«Cualquier tecnología suficientemente avanzada es equivalente a la magia»
Sir Arthur
Escritor y científico.

 

Cómo ya has leído, la función de las oficinas digitales o virtuales es ofrecerte todas las funciones y beneficios que una oficina común y corriente. Sin embargo, la virtud de la tecnología te permitirá hacer mucho más con ellas:

Podrás gestionar archivos, documentos de manera fácil y rápida.

Podrás crear cuentas y espacios compartidos para que tus empleados o clientes tengan acceso y puedan administrar documentos y archivos de forma remota.

La organización y administración de citas. Tendrás un sistema muy útil y sencillo desde donde agendar y acordar rápidamente citas con tus clientes.

Un panel de administración sencillo e intuitivo, muy bien organizado, que te permitirá la administración de tareas y gestiones de manera muy rápida.

Recomendamos leer: 27 herramientas gratuitas para crear contenidos.

 

Estructura de la oficina virtual

 

La estructura de las oficinas virtuales suelen ser de la siguiente manera:

  • Todo parte desde una cuenta de usuario creada y administrada fácilmente con un correo electrónico y contraseña.
  • Un espacio o menú donde podemos ver todas las tareas recientes: las funcionalidades que hemos usado recientemente.
  • Una agenda para los contactos, con los cuales podrás comunicarte en tan solo unos ‘clicks’.
  • Una sección de notificaciones, donde serás actualizado con cualquier solicitud, y con los que será solicitados los clientes.
  • Un chat para hablar de manera directa con las cuentas.
  • Una sección conectada con tus cuentas de correo electrónico.
  • Carpetas desde donde administrar todo tipos archivos.
  • Una sección de recordatoria para programar tareas.
  • Opciones para configurar todo tu panel: agregar cuentas, eliminar cuentas, seguridad, contraseñas, etc.
  • Una versión de escritorio para navegadores, una aplicación web, y una versión móvil para navegadores.
  • Una opción de video llamadas.

 

Tipos de oficinas virtuales

 

Los tipos de oficinas virtuales dependen de las necesidades de cada cliente. Existen muchas que se basan en cuentas simples en la nube. Mientras que existen otros tipos de oficinas más sofisticadas donde podrás integrar todas las herramientas y funcionalidades que necesites.

La personalización es muy importante, puesto que permite la creación de espacios realmente eficientes y agradables, además, para nuestros clientes.

 

Alquiler de oficinas virtuales: consejos

 

Alquiler de oficinas virtuales
Alquilar una oficina virtual podrá traerte muchos beneficios

 

El mejor consejo para el alquiler de oficinas virtuales, es buscar una empresa que ofrezca espacios personalizados con todas las herramientas que necesites:

Videollamadas: de esta manera tendrás una comunicación más directa con los clientes.

La posibilidad de agregar más cuentas: de ese modo agregarás más clientes, trabajadores, y asistentes que puedan gestionar tus tareas.

Que exista una aplicación móvil es más que importante, pues mediante ella podrás gestionar con mayor rapidez tareas desde tu móvil.

De igual forma la fluidez y velocidad de la herramienta, obviamente es muy importante en las oficinas digitales.

 

Ventajas y desventajas de la oficina virtual

 

Empecemos hablando de las ventajas: la pandemia del coronavirus ha digitalizado muchos procesos a los máximos niveles; sin embargo, antes de la pandemia, muchas empresas aún desconfiaban de los procesos digitales. Muchas compañías se negaban a contratar y trabajar de manera online.

 ¿Seguirán mostrándose reacios después de esta terrible pandemia? Probablemente no, pues se han visto obligados por las circunstancias.

Un entorno digital se distancia del calor humano que ofrecen los espacios físicos, y aunque ya podemos hacer todo lo que con una oficina física; necesitaremos acostumbrarnos a este nuevo ritmo y modalidad de trabajo.

Ahora mencionemos algunas de las ventajas de las oficinas virtuales:

La principal ventaja parte del hecho de que podremos trabajar desde donde queramos con solo un dispositivo conectado a internet. Esta modalidad de trabajo hará que tu compañía esté preparada para una situación como la vivida por el mundo durante la pandemia.

En términos de productividad, una oficina digital ofrece un montón de funcionalidades que permiten una mejor organización; y por lo tanto, un mejor rendimiento en cuanto a trabajo.

También vale mencionar que ´podrás trabajar con personas – clientes que se encuentren geográficamente  ‘fuera de tu radar’. Algunos consultores y asesores, logran incluso, internacionalizar sus marcas y servicios.  Una ventaja que les permite expandirse, amplificar su base de clientes y mejorar sus ganancias.

 

Diseño de oficinas virtuales en Pymesworld

 

Tendencias en Diseño web para 2020

 

En Pymesworld llevamos 10 años ofreciendo nuestros servicios de oficinas virtuales para nuestros clientes. Nos especializamos en la creación de oficinas virtuales que se adaptan a todo tipo de necesidades y clientes.

Contamos con diferentes tipos de oficinas online, ideales para abogados, consultores, asesores, psicólogos, administradores ¡y más! Nuestro equipo de programadores está preparado para el diseño de oficinas virtuales de acuerdo a tus necesidades y preferencias.

¿Necesitas actualizarte a la era digital mediante una moderna oficina online desde donde hacer lo que quieras y desde dónde desees?

Podemos crear la oficina virtual que necesitas. Contáctanos, hablemos un poco y cuéntanos tus proyectos para ayudarte:

CONTACTAR A PYMESWORLD

 

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Juan Pablo Duran

Copywriter y Redactor SEO. Enamorado del Marketing Digital, e-commerce y Blockchain. Investigo y escribo constantemente sobre cómo evolucionar empresas, negocios y organizaciones por medio de herramientas, tecnologías y estrategias digitales.

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